Dans beaucoup d'entreprises, l'entretien annuel d'évaluation est vécu comme une corvée : un formulaire rempli à la hâte en décembre, une note qui ne débouche sur rien, et un collaborateur qui en ressort moins motivé qu'avant. Ce n'est pas l'exercice qui est en cause, c'est sa préparation. Une campagne d'évaluation utile répond à une question simple : qu'allons-nous décider à partir de ces entretiens ?
Distinguer deux évaluations
On mélange souvent deux choses qui gagnent à être séparées :
- l'évaluation de conformité, qui mesure l'adéquation du collaborateur à son poste : maîtrise-t-il les compétences que la fiche de poste exige, et à quel niveau ?
- l'évaluation de performance, qui mesure l'atteinte des objectifs fixés pour la période.
Un commercial peut dépasser ses objectifs avec des lacunes réelles en négociation, qui lui coûteront cher le jour où le marché se retourne. À l'inverse, un collaborateur parfaitement compétent peut manquer ses objectifs pour des raisons qui ne dépendent pas de lui. Les deux lectures conduisent à des décisions différentes : formation dans le premier cas, révision des objectifs ou des moyens dans le second.
Préparer la campagne
- Partir des fiches de poste. Une évaluation de compétences n'a de sens que si les compétences attendues sont écrites, avec un niveau de maîtrise. Sans référentiel, chaque manager évalue selon sa propre grille.
- Choisir des critères observables. « Fait preuve d'esprit d'équipe » produit des débats sans fin ; « partage ses dossiers et forme les nouveaux arrivants » se constate.
- Fixer le calendrier : période d'auto-évaluation, période d'entretiens, date limite de validation. Une campagne sans date de fin n'en a pas.
- Former les managers, même brièvement : comment conduire l'entretien, comment formuler une critique, comment fixer un objectif mesurable.
Bon à savoir : l'auto-évaluation préalable change la nature de l'entretien. Le collaborateur arrive préparé, et le manager peut concentrer l'échange sur les points où leurs deux lectures divergent.
Conduire l'entretien
Un bon entretien annuel suit une structure simple :
- le bilan de l'année : objectifs atteints ou non, avec les raisons, faits à l'appui ;
- les compétences : niveau constaté au regard du niveau attendu par le poste ;
- les objectifs de l'année suivante, peu nombreux (trois à cinq), mesurables et datés ;
- le développement : besoins de formation, souhaits de mobilité, perspectives d'évolution.
La règle la plus importante est aussi la plus souvent oubliée : rien de ce qui est dit dans l'entretien annuel ne devrait surprendre le collaborateur. Les difficultés se traitent quand elles surviennent ; l'entretien les récapitule.
Exploiter les résultats : là où tout se joue
C'est l'étape qui manque le plus souvent. Une fois la campagne close, les RH disposent d'une photographie unique des compétences de l'entreprise. Elle doit déboucher sur des décisions :
- un plan de formation construit à partir des écarts de compétences constatés, et non d'un catalogue ;
- des mobilités internes lorsque la compétence recherchée existe déjà ailleurs dans l'entreprise ;
- des recrutements ciblés lorsqu'elle n'existe pas ;
- l'identification des postes fragiles, tenus par une seule personne qui maîtrise une compétence critique.
À retenir : une campagne d'évaluation se juge à ce qu'elle produit dans les six mois qui suivent. Si aucune formation, aucune mobilité et aucun objectif ne découlent des entretiens, les collaborateurs l'ont compris et rempliront le formulaire suivant encore plus vite.
Cas d'utilisation : de l'évaluation au plan de formation avec RHP
Prenons une entreprise industrielle de 250 collaborateurs qui mène sa campagne annuelle dans RHP, à partir de son organigramme et de ses fiches de poste :
- Paramétrage. Les RH définissent les formulaires et les critères (conformité au poste et performance), puis planifient la campagne et la population évaluée.
- Auto-évaluation et entretien. Chaque collaborateur prépare son auto-évaluation sur le portail ; le manager mène l'entretien et saisit son évaluation dans le même dossier. Les RH suivent l'avancement de la campagne en temps réel.
- Analyse des écarts. Les niveaux constatés sont comparés automatiquement aux niveaux requis par chaque poste grâce à la matrice postes-compétences de la GPEC.
- Décision. Les écarts alimentent le plan de formation ; lorsqu'une compétence manque en interne, une demande de recrutement est créée, avec simulation salariale.
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Tanmia Holding, cliente RHP SIRH
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